Cách nhận biết và phòng tránh Spam email cho doanh nghiệp

Spam email được tạo và lan truyền bởi các cá nhân hoặc tổ chức đang tìm cách kiếm tiền hoặc quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Họ có thể mua danh sách email, quét các trang web để tìm địa chỉ email hoặc sử dụng phần mềm độc hại để lấy cắp địa chỉ email từ máy tính bị nhiễm.

Sau khi có được danh sách địa chỉ email, họ có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để gửi email spam, bao gồm sử dụng các tập lệnh hoặc botnet tự động.

Hình ảnh minh hoạ spam email

Theo Register of Known Spam Operations (ROKSO), có khoảng 250 tỷ email được gửi đi trên toàn thế giới mỗi ngày, 45% trong số đó là thư rác (Spam Email). Hầu hết những kẻ gửi thư rác thường ngụy trang email của họ dưới dạng quảng cáo. Mục đích chính của thư rác là kiếm lợi nhuận và xâm phạm các yếu tố bảo mật khác.

Không chỉ gây nên những phiền toái và lãng phí thời gian để xử lý, thư rác (Spam Email) có thể chứa các tệp đính kèm, liên kết đến các trang web xấu có thể cài đặt phần mềm độc hại trên thiết bị điện tử trong hệ thống doanh nghiệp, gây ra các mối đe dọa về an ninh mạng.

Đồng thời, việc phân loại các email rác và email thường là một quá trình không mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Thư rác là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn cho nhân viên, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Giả sử doanh nghiệp của bạn có 100 người, trung bình bạn trả cho nhân viên 100 nghìn/ giờ. Nếu mỗi nhân viên mất 30 phút/ ngày để dọn sạch các spam mail. Theo ước tính, doanh nghiệp của bạn phải mất đến 120 triệu đồng mỗi tháng cho khoảng thời gian lãng phí đó.

Không chỉ vậy, khi ngày càng nhận được nhiều spam email thì nhà cung cấp dịch vụ email có thể đánh giá hệ thống email của doanh nghiệp là nguồn phát tán thư rác. Điều này tạo ra một phiền toái lớn là thư gửi đi có thể rơi vào hòm thư rác của khách hàng, đối tác, hoặc nghiêm trọng hơn là email gửi đi sẽ bị bị chặn và đình chỉ hoàn toàn. Việc kiểm tra xem đối tác/khách hàng đã nhận mail hay chưa, cũng như tìm email quan trọng trong mục Thư rác cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức không cần thiết.

Đọc thêm tại: Email công ty gửi đi bị Spam, Junk-Email vì sao?

Có rất nhiều cách để phòng tránh spam email nhưng dưới đây là một số cách hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Sử dụng bộ lọc chống spam mail: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều có bộ lọc chống thư rác tự động phát hiện và chặn các email rác. Đảm bảo bật tính năng này và thường xuyên kiểm tra thư mục thư rác để đảm bảo rằng các email hợp pháp không vô tình bị lọc. Tuy nhiên, không phải lúc nào các bộ lọc này cũng có thể hoạt động một cách hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ có thể đảm bảo khả năng lọc sạch toàn bộ các email spam.

Tham khảo Công nghệ giúp lọc sạch 99% spam email

• Đào tạo nhân viên về an ninh mạng trên môi trường email: Việc hướng dẫn các biện pháp, quy tắc cơ bản để phòng tránh Spam email cũng là một cách hiệu quả mà doanh nghiệp có thể cân nhắc như là cẩn thận với các tệp đính kèm, liên kết đáng ngờ, báo cáo các spam email, huỷ đăng ký nhận các email không mong muốn,…

• Đăng ký dịch vụ bảo mật hệ thống email doanh nghiệp: Các dịch vụ bảo mật không chỉ giúp ngăn chặn spam mail, mà còn có khả năng chống lại các email độc hại (như thư giả mạo, lừa đảo, ransomware, virus,…) giúp bảo vệ hệ thống email của doanh nghiệp một cách toàn diện.

Tham khảo Cách bảo mật Email doanh nghiệp hiệu quả

Spam email là mối đe doạ nguy hiểm mà mỗi doanh nghiệp cần nhận thức rõ, việc luôn cảnh giác, thận trọng và áp dụng các biện pháp bảo vệ hệ thống Email doanh nghiệp là điều mà các doanh nghiệp cần chú trọng. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu hoặc trải nghiệm thử dịch vụ Mail Gateway EG-Platform, công nghệ tường lửa email giúp chặn toàn bộ spam email và các mail độc hại. Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline (028) 7306 8789 hoặc contact@vnetwork.vn hoặc email về sales@vnetwork.vn.